Sprzątanie kancelarii, w której pierwsze wrażenie zaczyna się od klatki schodowej.
Kancelaria prawna to nie biuro — to miejsce, w którym klient płaci 500+ zł za godzinę i oczekuje otoczenia na tym poziomie. Parkiety, sztukaterie, poufność dokumentów, dyskrecja wieczornego personelu — to nie opcje, to warunki konieczne. Reefa obsługuje kancelarie na krakowskim Starym Mieście, na Kazimierzu i w katowickim Śródmieściu od 2020 roku.
737 576 876Z czym mierzy się kancelaria
Poufność dokumentów
Na biurkach leżą akta, umowy, dane osobowe klientów. Firma sprzątająca nie może ich dotykać, przenosić ani przypadkiem fotografować.
Parkiety i zabytkowe detale
Kamienice na Starym Mieście mają 100-letnie parkiety, sztukaterie i mosiężne klamki. Standardowa chemia je niszczy.
Sprzątanie po godzinach
Klienci nie mogą widzieć personelu sprzątającego. Spotkania trwają do 18:00, ale sprzątanie musi być niewidoczne.
Rotacja personelu
Każda nowa osoba to ryzyko — kto ją zweryfikował? Czy podpisała NDA? Czy zna procedury kamienicy?
Nasz model dla kancelarii
NDA przed pierwszą wizytą
Każdy pracownik podpisuje umowę poufności przed wejściem na obiekt. Zakaz dotykania dokumentów, odczytywania ekranów, fotografowania. To nasz standard, nie wyjątek.
Stały zespół bez rotacji
Ta sama osoba sprząta Twoją kancelarię przez miesiące i lata. Zatrudniona legalnie i ubezpieczona, przeszkolona z procedur kamienicy, znająca rozkład pomieszczeń.
Konserwacja zabytkowych powierzchni
Parkiety bez silikonu, sztukaterie bez sprężonego powietrza, marmur bez ścierniwa, mosiądz z pastą polerską. Nasi pracownicy znają te procedury.
Sprzątanie wieczorne z koordynatorem
Standardowo po 18:00, z dedykowanym koordynatorem dostępnym pod telefonem. System QR-kodów do zgłoszeń — bez maili, bez opóźnień.
Obsługa kancelarii w praktyce: procedury, nie obietnice
Mapa stref przed startem współpracy
Zanim zespół pierwszy raz wejdzie na obiekt, ustalamy z office managerem pisemną mapę pomieszczeń: gabinety partnerów, sekretariat, sale konferencyjne, archiwum. Dla każdej strefy zapisujemy zakres prac i ograniczenia — np. archiwum poza obsługą albo wyłącznie podłogi, bez regałów. Personel trzyma się tej mapy przy każdej wizycie, a zmiany wprowadza tylko koordynator.
Serwis poranny sal konferencyjnych
Sala, w której o 9:00 zaczynają się negocjacje, nie może czekać na wieczorny cykl. Na życzenie dokładamy krótki poranny serwis: stół, szkło, krzesła, wietrzenie, uzupełnienie materiałów. Przy stałych terminach spotkań wpisujemy go do harmonogramu na stałe.
Strefa klienta zawsze w pierwszej kolejności
Kolejność prac układamy pod to, co widzi klient kancelarii: recepcja, poczekalnia, toaleta gościnna mają codzienny, najwyższy standard. Zaplecze socjalne i pomieszczenia techniczne obsługujemy według rzadszego harmonogramu — budżet pracuje tam, gdzie buduje wizerunek.
Zamknięcie każdej wizyty według checklisty
Po zakończeniu prac zespół sprawdza okna, światła i uzbrojenie alarmu, a spostrzeżenia z obiektu — przepalona żarówka, ślad zalania, luźna klamka — trafiają do koordynatora jeszcze tego samego wieczoru. Kancelaria rano zastaje gotowe biuro, nie listę niespodzianek.
Dlaczego kancelaria to inny reżim niż zwykłe biuro
Adwokatów i radców prawnych obowiązuje tajemnica zawodowa — a jej ochrona nie kończy się na prawnikach. Obejmuje organizację pracy całej kancelarii, w tym podmioty zewnętrzne z dostępem do pomieszczeń. Serwis sprzątający wchodzi do gabinetów wieczorem, gdy nikt nie patrzy, dlatego dobór i przeszkolenie personelu waży tu więcej niż stawka. Zasada w praktyce jest prosta: akta, dokumenty i nośniki danych pozostają nietknięte — sprzątamy wokół nich, nigdy „z nimi”.
Kancelaria jest administratorem danych osobowych klientów i stron postępowań. Personel sprzątający tych danych nie przetwarza, ale jego obecność w pomieszczeniach z aktami to element analizy ryzyka, którą kancelaria musi umieć wykazać. Stały, imiennie wskazany zespół, pisemne zobowiązania do poufności i rejestr dostępu do kluczy dają się wpisać w dokumentację ochrony danych — anonimowa, rotująca ekipa nie.
Jest jeszcze papierowy obieg akt i terminy procesowe. Segregator odłożony na inną półkę to w kancelarii nie kwestia estetyki, lecz realne ryzyko przy terminie sądowym. Dlatego zasada „niczego nie przenosimy” obejmuje także pozorny nieład na biurku — układ dokumentów zostaje dokładnie taki, jaki zastaliśmy.
180 m² · kamienica zabytkowa · 3x w tygodniu
„Parkiet w gabinecie głównego partnera ma 120 lat. Poprzednia firma użyła preparatu z silikonem — parkiet zmatowiał w dwa miesiące. Reefa przywróciła blask w trzy wizyty. Od dwóch lat — zero incydentów."
Dla kancelarii prawnych
Jak liczymy abonament dla kancelarii
Abonament na sprzątanie kancelarii zaczyna się od 1200 zł netto miesięcznie i jest stałą kwotą — bez rozliczeń godzinowych, z fakturą VAT. Na wysokość wpływają: metraż i liczba gabinetów, częstotliwość wizyt, praca w porach wieczornych, poranne serwisy sal konferencyjnych oraz rodzaj powierzchni — drewno i kamień w kamienicy wymagają innych preparatów i więcej czasu niż wykładzina w biurowcu.
Wycenę przygotowujemy w 15 minut na podstawie krótkiej rozmowy i metrażu; procedury dostępu — odbiór kluczy, kody alarmu, strefy wyłączone z obsługi — ustalamy przed pierwszą wizytą, nie w jej trakcie.
Bezpłatna wycena dla Twojej kancelarii
Średni czas odpowiedzi 15 minut. Audyt obiektu w 48 godzin. NDA podpisane przed pierwszą wizytą.